Bab 9 – Penilaian Prestasi

Definisi penilaian prestasi – mondy and neo – sbg satu system penilaian dan semakan ke atas prestasi kerja mengikut tempoh2 yg tertentu.

Objektif
- utk meperbaiki perancangan gunatenaga khasnya dari segi penggantian, keperluan latihan dan mengenal pasti potensi pekerja
- utk tujuan pengambilan dan pemilihan pengkadaran penilaian preatasi menyediakan profail untuk meramalkan prestasi di kalangan peohon2 kerja di masa akan datang.
- utk memperbaiki kualiti semakan gaji
- utk memastikan keselarasan antara perlakuan pekerja dengan norma2 organisasi yg telah ditetapkan.
- utk menyediakan rekod abgi kes2 pembuangan penurunan pangkatan, rungutan atau rayuan pekerja2.

2 kategori dlm menilai prestasi :-
i. penilaian tidak formal
ii. penilaian formal

- 4 klasifikasi kaedah penilaian :-

a. kaedah perbandingan
- pemeringkatan
- perbandingan berpasangan

b. kaedah “skel linear”

c. kaedah gelagat
- kaedah gelagat gentingi
- kaedah pilihan terpaksa

d. pengurusan mengikut objektif

masalah yg dihadapi dlm menilai prestasi :-
i. menilai org bukannya prestasi – kecenderungan kpd org yg disukai shj.
ii. kesan ‘halo’ – penilai melihat sifat yg sgt menyerlah dr sifat2 yg lain samada semuanya baik atau semuanya tidak baik.
iii. prasangka
iv. kesilapan logic – kesan halo dan prasangka
v. pertengahan – menilai pekerja di peringkat pertengahan- kesukaran membezakan prestasi tinggi dan rendah.
vi. terlalu ketat atau terlalu longgar – dgn markah yg tinggi atau rendah shj.
vii. menilai dlm masa terdekat bkn sepanjang prestasi.
viii. stereotaip – penilai2 berada dlm kumpulan yg sama dan dgn tanggapan.
ix. penilai memanipulasikan system penilaian dgn tujuan tertentu sprt kenaikan gaji atau pangkat.

Ciri2 penilaian prestasi yg berkesan
i. kesahihan – system penilaian prestasi mesti mengukur sesuatu yg telah ditetap utk diukur.
ii. keboleharapan
iii. teknik temuduga
iv. tindakan susulan

bersambung…..

Bab 8 – Dorongan motivasi

Definisi Dorongan

Konsep dorongan :
- kehendak
- desakan
- tujuan
- maksud/niat
- latihan

motivasi seseorang untuk mengarahka tindakan kpd sesuatu bentuk perlakua sanagt besar dipengarui oleh :-
- kepercayaan bahawa perlakuan yang diinginkan adalah mungkin munasabah (jangkaan 1)
- kepercayaan bahawa perlakuan tersebut akan mendorong kpd ganjaran tertentu (jangkaan 2)
- indicidu tersebut meletakan nilai yg positif terhadap ganjaran-ganjaran tersebut (tarikan)

Kelemahan teori jangkaan
- teori sangat rumit akan menimbulkan masalah
- sukar diuji
- sukar untuk dikira dengan tepat

Kebaikan teori jangkaan
- jangkaan 1 – berguna dlm soal pemilihan dan latihan
- jangkaan 2 – prestasi mestilah ditetapkan dengan ganjaran yang positif
- tarikan – sesuatu ganjaran yang diberikan mestilah benar2 bermakna kepada pekerja.

Teori Pengukuhan
- diutarakan oleh B.F. Skinner.
- Prinsip – perlakuan manusia adalah fungsi kpd kesannya.
- the law of effect - “perlakuan yang menghasilkan kesan yg dinigini berkemungkinan akan dlakukan lagi (diulangi) manakala perlakuan yg menhasilkan kesan yg kurang diingini kurang kemugkinannya akan diulangi lagi.
- 3 komponen utama – ransangan, tindakbalas dan…

Produktiviti – diukur dari segi hasl iaitu barangan atau perkhidmatan.

Teori Dorongan
- 2 pendekatan – teori kandungan dan teori proses

teori kandungan
- teori keperluan bagi dorongan kerja.
- menekankan soal2 berikut :-
i. mengenalpasti kehendak dan panduan yang dimiliki manusia
ii. bagaimana kehendak2 dan penyebab2 tersebut diberikan keutamaan
iii. jenis2 galakan (insentif) dan tujuan yg ingin dicapai oleh pekerja dgn memuaskan.
- contoh teori – teori hiraki keperluan maslow dan dua factor herzberg

teori proses
- menenkankan kpd suatu proses yg mana melalui proses tersebut hasil2 menjadi sesuatu dikehendaki dan diteruskan oleh individu.
- contoh teori – teori jangkaan vroom dan teori pengukuhan skinner

Teori hirarki keperluan maslow
- lima peringkat keperluan dlm diri individu yang disusun mengikut hirarki.

i. fisiologi
- keperluan asas utk memastikan manusia terus hidup sprt air, makanan, tidur dan lain2 lg. mesti dipenuhi sebelum keperluan lain.

ii. keselamatan
- keperluan terhadap kebebasan dari kebimbangan, keperluan terhadap kestailan, arahan, perlindungan dan undang2.

iii. kasih sayang
- merujuk kpd keperluan terhadap hubungan manusia, kasih sayang, cinta dan mendapat tempat dalam keluarga dlm kumpulan sosial.

iv. penghargaan
- melalui penghormatan diri, penghargaan, dan penilaian positif dari orang lain.

v. pencapaian hasrat diri
- perubahan potensi keupayaan kepada peringkat yang lebih tinggi.

Rumusan teori maslow
- keperluan di peringkat lebih rendah mestilah dipenuhi terlebih dahulu sebelum individu di dorong kpd perinkat yang lebih tinggi.
- apabila sesuatu keperluan telah dipenuhi, keperluan lain mula menjelma dan mempengaruhi perlakuan individu.
- pemuasan sebahagian daripada keperluan sudah cukup utk mendorong individu kpd keperluan yg satu lagi.

Teori dua faktor herzberg
- dikemukakan oleh Fredrick herzberg.
- mengaitkan dgn 2 faktor iaitu factor yg mendorong kpd rasa kepuasan dan membezakannya drp faktor2 yg mendorong kpd rasa ketidakpuasan.
- faktor2 yg menghasilkan kepuasan kerja sbg pendorong/pemuas (motivators/satisfiers).
- berkait rapat dgn kandungan kerja – pencapaian, pengiktirafsn. Keadaan kerja, tanggungjawab dan peningkatan diri. - faktor2 yg mendorong kpd ketidakpuasan kerja sbg factor kesihatan.
- berkait rapat dgn persekitaran kerja – pentadbran dan dasr organisais, penyeliaan, hubungan sosial, bayaran gaji dan jaminan kerja.

bab 7 – kemajuan dan kenaikan pangkat

kerjaya dikaitkan dgn kejayaan seseorang dlm perkhidmatan samada pertambahan dlm pendapatan, tanggungjawab, peningkatan status, prestij dan kuasa.

Faktor2 atau kaedah mencapai kemajuan kerjaya :-
i. prestasi kerja
ii. pendedahan
iii. pindah
iv. kesetiaan
v. mentor
vi. subordinate utama
vi. pengalaman yg berbagai

kenaikan pangkat
- perlantikan dari suatu jawatan kepad satu jawatan yang lebih rumit dan lebih tinggi tanggungjawabnya serta perubahan nama jawatan dan pertambahan gaji.

Kaedah dan criteria kenaikan pangkat :-

i. kekananan
kebaikan :
- satu fakta yg tidak boleh disangkal
- lebih pengalaman dan melayakan
- proses yg adil dan saksama kerana setiap org berpeluang
- boleh meransang morale kerana setiap org berpeluang apabila tiba masanya
- menarik minat kakitangan luar

kelemahan
-tidak semestinya terbaik dari segi kecekapan bekerja
- kurang berusaha memajukan diri
- tidak sempat ukt naik pangkat dah tiba waktu bersara wajib sukar seliaan oleh pegawai muda

ii. kemerlangan diri (merit)
- penilaian peribadi (personel) ketua jabatan
- peperiksaan kenaikan pangkat
- penilaian prestasi

Bab 6 – Latihan dan pembangunan kakitangan

Matlamat latihan dan pembangunan :-
i. mengintegrasikan pekerja2 dgn organisasi melalui latihan, pembangunan, motovasi dll.
ii. meningkatkan produktiviti melalui peningkatan kemajuan sumber, mengurangkan penyeliaan dan sebagainya.
iii. latihan untuk mencegahkan sesuatu yang tidak diingini dan campur tangan pihak ketiga
iv. untuk meningkakan komunikasi industri
v. meransamg arah tujuan yg baru melalui kreativiti, pencapaian kaedah, proses dan objektif yg lebih tinggi.
vi. meningkatkan fleksibiliti dan kestabilan organisasi
vii. meningkatkan kepuasan individu

halangan kepada latihan :-
i. kepuasan diri
ii. kegagalan untuk mengiktiraf keperluan latihan
iii. tentangan terhadap jurulatih

kaedah latihan
i. action learning
ii. business game
iii. demonstrasi

faedah latihan
i. penggunaan staf yang lebih baik
ii. penggunaan loji, jentera kelengkapan dan system yang lebih baik
iii. meningkatkan prestasi
iv. kadar ketidakhadiran kakitangan yang lebih rendah
v. meningkatkan kepuasan pengguna

kepentingan latihan dan pembangunan
i. pembangnan yg lebih cepat kea rah prestasi kerja yg sepenuhnya.
ii. meningkatkan output
iii. meningkatkan taraf perkhidmatan
iv. meningkatkan kualiti
v. kurang pembaziran dari sgi masa, material, personel dan kewangan
vi. penggunaan peralatan yang lebih sempurna
vii. kurang pengalaman
viii. kurangkan kos
ix. kurangkan keperluan penyeliaan
x. meningkatkan morale
xi. dapat mengenal pasti potensi pekerja

Bab 5 – induksi

Definisi induksi
- satu proses yg berterussan yang bermula ebaik saha apaila pekerja memulakan khidmatnya dengan majikan. Menitikberatkan persoalan dati sedi mmeperkenalkan atau mengorientasikan pekerja baru kepada oragnisiasi.

Objektif induksi
- memperkenalkan pekerja baru dalam hal2 berikut : tugas, suasana kerja, aspek kebajikan dan keselamatan, suasana umum pekerjaan dan aktiviti unit dimana pekerja akan bekerja
- akan berpeluang untuk mengenali pekerja

prinsip2 yg perlu diberi perhatian :-

fasa 1
- dikendalikan oelh kakitangan unit personel
- keluaran syarikat
- faedah pekerja
- keselamatan
- tempoh percubaan
- catitan masa
- cuti
- kemudahan yg disediakan
- prosidur menyelesaikan masalah

fasa 2
- dikendalika n oleh penyelia berdakatan
- memperkenalkan pekerja baru kepada rakan sekeja
- melawat sekitar jabatan
- prosidur pengagihan
- jam kerja
- kerja lebih masa
- prosidur masuk bertugas
- waktu rehat dan waktu makan

fasa 3
- program susulan
- dikehendaki beberapa minggi kemudian
- temuduga akan dijalankan samada oleh penyelia atau pakar prodefional
- untuk melihat organisasi : kepuasan pekerja terhadap tugas dan kepuasan penyelia terhadap pekerja

Bab 4 – Pemilihan kakitangan

Pemilihan
- merupakan proses yang melibatkan dua pihak iaitu organisasi dan calon dan keputusannya samada calon diterima atau menolak tawaran tersebut. Kedua2 pihak memainkan peranan yang aktif dalam setiap tahap pemilihan.

Faktor yang perlu diambil kira :-
i. ditentukan melalui maklumat yang diperolehi melalui analisa kerja.
ii. menepati diskripsi kerja dan spesifikasi personel.
iii. Memilih calon yang terlatih atau belum terlatih
iv. keadaan pasaran buruh semasa
v. jumlah dan jenis calon2 yang berjaya ditarik melalui proses kempen pengambilan yang dijalankan organisasi.

Proses pemilihan
i. borang permohonan

ciri2 borang :
- kelayaakan
- pengalaman lalu
- sebab2 berhenti

ii. temuduga
kegunaan :-
- cuba mencari org yg terbaik utk memegang jawatan berkenaan
- utk mendapatkan maklumat tambahan daripada pemohon
- memberi maklumat tentang organisasi kepada calon mempunyai peluang yang adil
- supaya pemohon merasakan mereka telah diberi peluang yang adil

Prinsip2 temuduga :
- Persiapan untuk temuduga
- suasana (setting) utk temuduga
- kaedah temuduga
- menamatkan temuduga
- penilaian

jenis2 temuduga
i. temuduga secara individu
ii. panel temuduga
iii. lembaga pemilihan

masalah yang berlaku dlm temuduga pemilihan
i. skop dan relevan yg terhad
ii. kesilapan dan penilaian penemuduga
- kesan halo
- stereotyping
- penilaian yg tidak tepat ttg kualiti yg abstrak
- skop dominasi penemuduga
- central tendency
- contagious bias
iii. kebolehanpercayaan dan kesahihan dlm temuduga pemilihan

memperbaiki temuduga
- gunakan format berstruktur dgn soalan2 yg sama atau serupa kpd semua calon
- penemuduga perlu mencari maklumat kerja yg lebih terperinci bg meningkatkan

ketepatan temuduga
- rakaman video bentuk2 ujian pemilihan
i. ujian kecerdasan
ii. ujian aptitude/kebolehan
iii. ujian pencapaian
iv. ujian minat
v. ujian personality

pemeriksaan fizikal
i. utk menentukan keupayaan fizikal pemohon
ii. utk memelihara organisasi terdahap apa2 tuntutan atau tindakan undang2 bg kerosakan fizikal pekerj a
iii. utk menghalang organisas dari dimasuki penyakit berjangkit.

Kontrak pekerjaan
- nama jawatan
- tugas yang dilakikan
- tarikh mula kerja
- gaji – cara bayaran, kadar bayaran lebih masa dan kerja syif
- jam kerja, jaual kerja syif dan masa rehat
- cuti bergaji, cuti umum dan penetapan dari cuti
- pencen, epf, perkeso
- prosidur disiplin dan penyelesaian masalah, keahlian, kesatuan sekerja dan persatuan kakitangan

Bab 3 – Pengambilan Kakitangan

Definisi pengambilan kakitangan

Flippo - merupakan proses mencari bakal calon-calon pekerja dan seterusnya meransang mereka untuk memohon jawatan yang ditawarkan oleh organisasi.

Hellriegel @ slocum – pengambilan kakitangan sebagai pencarian pekerja-pekerja samada dari dalam dan luar organisasi untuk memenuhi kekosongan jawatan. Objektif utamanya untuk mendapatkan pekerja2 yang berkelayakan tinggi dengan kos yang paling rendah.

pengambilan kakitangan adalah proses menarik seramai mungkin calon-calon pada masa yang sesuai selaras dengan aktiviti2 yang telah dirancang.

Tujuan
- untuk menggalakkan calon-calon yang berpotensi untuk memohon jawatan2 kosong yang ada dlm sesuatu organisasi.
- calon yang ramai akan meningkatkan peluang memilih calon2 yang berkelayakkan.

Sumber pengambilan kakitangan
- sumber dalaman
- sumber luaran

kesan jangka pendek – morale pekerja akan menurun

jangka pangjang – organisasi sering menafikan potensi dan kemahiran dalaman akan menghadapi masalah menarik pekerja2 baru.

Kaedah pengambilan dari sumber dalaman
- dimulakan pencarian dari data bank personel.
- memaparkan peluang2 jawatan kosong di papan kenyataan atau bulletin organisasi.
- sesuai untuk calon yang mempunyai kelayakan tertentu.

Kaedah pengambilan dari sumber luaran
i. institusi pelajaran
- sumber kakitangan baru yang baik
- akan cuba mewujudkan hubungan baik dengan institusi pelajaran

kebaikan
- sumber graduan baru
- tidak mahal dan mudah dari segi pentadbirannya
- perkhidmatan percuma dari pihak institusi

kelemahan
- calon lebih minat mendapatkan maklumat bukan memohon jawatan kosong
- terlalu ramai calon yang datang – jadual fix

ii. perkhidmatan pekerjaan awam
- kebanyakan kerajaan negeri dan persekutuan ada menyediakan perkhidmatan ini.
- mengendalikan kes2 calon yang mengganggur.

kebaikan
- calon2 dari seluruh negeri
- badan ini mempunyai tanggungawab sosial

kelemahan
- calon terdiri drp pengganggur yang tidak mempunyai pengalaman kerja

iii. agensi pekerjaan swasta
- berbeza dari segi membayar upah perkhidmatan pencarian pekerja2.
- jika menggunakan headhunter, upahnya dibayar oleh organisasi dan tumpuan pada jawatan professional.
- perkerjaan biasa akan mendapatkan upah dari pencari kerja.

kebaikan
- calon boleh ditermui secara langsung
- berguna jika majikan tidak mempunyai pengalaman dalam bidang yang khusus
- boleh ambil kakitangan dari luar Negara

kelemahan
- kosnya tinggi
- calon2 yang berpotensi dan di luar rangkaian hubungan ‘headhunter’ tidak mudah dperolehi.
- calon2 yang kekal dlm senarai headhunter mungkin dipanggil kembali.

iv. Pengiklanan
- boleh dilakukan melalui : akhbar, radio, televisyen dan internet.
- sesuai bagi jawatan teknikal disiarkan melalui akhbar.

Kebaikan
- dapat disebarkan secara meluas
- sedikit pembaziran

kelemahan
- bergantung kepada pengiklanan yang sesuai ; akhbar dan majalah dgn sasaran calon.

Faktor2 luaran yang mempengaruhi proses pengambilan kakitangan
i. peraturan dan dasar kerajaan
ii. kesatuan sekjer
iii. pasaran buruh

Faktor2 dalaman yang mempengaruhi pengambilan kakitangan
i. dasar organisasi
ii. imej organisasi
iii. syarat pengambilan kakitangan

Analisa kos faedah dalam pengambilan
i. pertimbangkan kebaikan mendapatkan pekerja-pekerja baru dari sumber luar
- mendapat idea2 baru
- mempunyai peluang yang lebih tnggi untuk mendapatkan calon yang paling layak
- dapat mengurangkan pertelingkahan dalaman
- mungkin mendapat rahsia pesaing

ii. pertimbangkan kebaikan mendapatkan pekerja-pekerja dari sumber dalam
- dapat menaikan morale pekerja
- melibatkan kos yang lebih rendah
- pekerja2 memerlukan masa penyesuaian yang lebih pendek
- penilaian keupayaan lebih menyakinkan

iii. alternative kepada pengambilan kakitangan
- menjadualkan tugas2 dengan baik
- subkontrak
- pekerja sementara

Bab 2 – Perancangan Sumber Manusia

Kepentingan Perancangan

i. sebagai asas tindakan untuk program sesuatu yang lebih strategik
ii. sebagai alat komunikasi dan kawalan perancangan
iii. sebagai penganalisa – analisa data-data dalaman dan luaran untuk proses pembentukan strategi
iv. sebagai pemangkin – timbul soalan2 yang sukar bagi mencabar pemikiran pengurus lebih kreatif

Definisi perancangan sumber manusia
- langkah2 penyediaan sumber manusia dengan mengambil alih kualiti sumber dan kuantiti sumber dan seterusnya membekalkan sumber ini tempat pasa masa ia diperlukan.

Proses penyediaan perancangan sumber manusia
- Pegawai dan kakitangan bertanggungjawab terhadap time study (kajian masa piawaian yang diperlukan untuk menyiapkan sesuatu tugas) dan kawalan pengeluaran.

2 faktor penting yang menjadi pertimbangan pihak perancangan sumber manusia ialah tentang kualiti dan kuantiti sumber manusia.
- menyediakan sumber manusia yang berkualiti dan tepat jumlahnya pada masa ia diperlukan.

Analisa persekitaran
- merujuk kepada persekitaran dalaman dan luaran.

Bab 1 - Pentadbiran Personel

Pentadbiran personel - merupakan satu bidang pengurusan yang melibatkan penggunaan kemahiran pekerja-pekerja secara berkesan dan seterusnya menjadikan pekerjaan itu sesuatu yang memuaskan.

Tanggungjawab pengurus pentadbiran personel :
i. menemuramah
ii. memberi ujian
iii. mengadakan kempen utk mengambil pekerja
iv. membuat keputusan tentang skill gaji
v. menilai prestasi kakitangan
vi. mengadakan latihan untuk kakitangan
vii. pengurusan kebajikan pekerja seperti kwsp, pencen dll

matlamat fungsi personel – definisi dari Flippo
-untuk memenuhi atau mencapai kepentingan objektif individu, organisasi dan masyarakat.

1. fungsi pengurusan
- perancangan
- pengorganisasian
- arahan
- kawalan

2. fungsi operatif
- usaha mendapatkan pekerja2
- pembangunan pekerja2
- ganjaran
- integrasi
- mengekalkan keadaan sedia ada – komunikasi baik, kebajikan & keselamatan
- pengasingan – pencen & kwsp

peranan pengurus personel
i. sebagai penasihat dasar dan pelaksanaan
ii. sebagai perancang
iii. sebagai koordinator dan mengawal perlaksanaan serta prosedur sumber manusia